Rôles personnalisés

ZenHost livre deux rôles par défaut : Propriétaire (accès complet) et Membre (accès opérationnel basique). Pour aller plus loin — un rôle « Conciergerie » avec accès limité, un rôle « Comptable » qui ne touche qu'aux finances, un rôle « Ménage » qui ne voit que ses tâches — vous créez des rôles personnalisés.

Réservé au propriétaire principal. Seule la personne qui a créé l'espace (ou à qui la propriété principale a été transférée) peut créer ou modifier les rôles personnalisés.

Accéder à la page

Menu Membres → bouton Gérer Rôles personnalisés. Ouvre la page Rôles personnalisés, qui liste tous les rôles existants (par défaut + personnalisés) avec leur libellé, leur description et le nombre de membres concernés.

Créer un rôle

Bouton Créer un rôle. Le formulaire vous demande :

• Libellé du rôle — le nom affiché dans l'interface (par exemple « Conciergerie »).
• Nom du rôle — l'identifiant interne (sans espaces, par exemple concierge).
• Description — courte explication pour vos coéquipiers.
• Permissions — la matrice détaillée (voir ci-dessous).

À la sauvegarde, le rôle devient assignable aux nouveaux invités et aux membres existants.

Les catégories de permissions

ZenHost regroupe les permissions dans les catégories ci-dessous (plus une catégorie Administration qui rassemble les permissions de niveau espace). Pour chaque catégorie, vous accordez un niveau d'accès.

Modules opérationnels

• Propriétés — fiches logements (création, édition, suppression).
• Groupes de propriétés — regroupements de propriétés.
• Restrictions — disponibilités, blocages calendrier, durées minimums.
• Voyageurs — référentiel CRM.
• Réservations — accès aux réservations.
• Messages — boîte de réception et envois.
• Modèles — modèles de messages.
• Codes courts — variables dynamiques.
• Automatisations de messages — les règles d'envoi automatique.
• Statistiques — tableau de bord d'analyse.
• Prix — accès aux montants (revenus, charges, factures).
• Paiements — paiements et liens de paiement.
• Méthodes de paiement — comptes Stripe.
• Intégrations — Airbnb, Booking.com, PriceLabs, Nuki…
• Conciergerie (Property Manager) — module dédié.
• Tâches — tâches opérationnelles (avec variantes « assigné uniquement »).
• Modèles de tâches — modèles de tâches récurrentes.
• Sites Internet — sites de réservation directs.
• Extras — catalogue des suppléments.
• Support — accès au support.

Catégorie Administration

• Gestion des rôles — créer / modifier les rôles personnalisés (réservé au propriétaire principal).
• Gestion de la facturation — abonnement ZenHost, plans, factures de votre espace.
• Gestion des paramètres — paramètres de l'espace.
• Gestion des membres — ajouter / retirer des membres.
• Gestion des invitations — envoyer / révoquer des invitations.

Les niveaux d'accès

Les niveaux disponibles par catégorie dépendent de ce que cette catégorie expose :

• Lecture / Écriture / Suppression — la plupart des modules opérationnels (Propriétés, Groupes de propriétés, Restrictions, Voyageurs, Modèles, Codes courts, Automatisations de messages, Prix, Paiements, Méthodes de paiement, Intégrations, Modèles de tâches, Sites Internet, Extras).
• Lecture / Écriture seules — Réservations, Messages et Conciergerie. La suppression n'est pas exposée dans la matrice ; en pratique elle passe par un flux dédié (annulation pour les réservations, archivage pour les fiches propriétaires).
• Lecture seule — Statistiques et Support.
• Tâches — utilise des variantes de périmètre plutôt que Lecture/Écriture/Suppression simples (voir ci-dessous).

Pour la catégorie Tâches, des variantes « périmètre » :

• Lecture totale / Écriture totale / Suppression totale — accès à toutes les tâches de l'espace.
• Lecture assignée uniquement / Écriture assignée uniquement / Suppression assignée uniquement — accès uniquement aux tâches assignées à la personne (ou à son équipe).

Le mode « assigné uniquement » est crucial pour les partenaires externes (équipes de ménage, prestataires) à qui vous voulez donner l'accès à leurs tâches sans qu'ils voient l'opération entière.

Modifier ou supprimer un rôle

Le menu d'actions de chaque rôle propose Modifier et Supprimer.

Avertissement. Modifier un rôle affecte tous les membres qui ont ce rôle. Si vous changez les permissions de « Conciergerie », tous vos partenaires ménage en sont impactés immédiatement.

La suppression d'un rôle déjà attribué est bloquée : vous devez d'abord réattribuer les membres et invitations à un autre rôle. ZenHost ouvre alors un dialogue de réassignation pour vous guider.

Comment choisir les bonnes permissions

Quelques règles pratiques :

• Ne donnez Lecture des prix qu'à ceux qui en ont besoin — un partenaire ménage n'a pas à voir vos revenus.
• Pour un comptable, donnez Lecture sur Statistiques, Prix, Paiements, Réservations, Voyageurs ; et Écriture sur Charges (via la catégorie Prix).
• Pour une conciergerie tierce qui gère un seul logement, créez un rôle restreint sur Tâches assignées uniquement, Messages, Réservations (lecture), Voyageurs (lecture), et limitez l'Accès propriétés à ce logement précis lors de l'invitation.
• Évitez de donner Suppression sauf à votre cercle de confiance — la suppression est définitive et concerne souvent des données financières.