Automatisations de messages

Une automatisation de messages (aussi appelée règle) lie un modèle à un événement de réservation pour envoyer le bon message au bon moment, sans intervention humaine. Vous configurez cinq choses : un déclencheur, un délai, un canal, des conditions optionnelles, et les propriétés concernées.

Accéder à la page

Menu Automatisations → Automatisations de messages. La page propose deux modes d'affichage :

• Vue chronologique (par défaut) — vos règles sont regroupées en trois phases : Réservation (au moment de la création), Arrivée (autour du check-in), Départ (autour du check-out). Chaque carte montre le nom de la règle, le déclencheur, le délai, les canaux et le statut actif/inactif.
• Vue tableau — la même liste en format tabulaire, paginée.

Le sélecteur en haut permet de basculer d'une vue à l'autre.

Créer une règle

Bouton Créer une automatisation. Le formulaire vous demande :

1. Le déclencheur (événement)

Cinq déclencheurs disponibles :

• Réservation créée — au moment où une réservation est enregistrée dans ZenHost (peu importe le canal).
• Changement de statut de réservation — quand une réservation passe à un nouveau statut (annulée, confirmée).
• Heure d'arrivée — par rapport à l'heure d'arrivée du séjour.
• Heure de départ — par rapport à l'heure de départ.
• Programmation manuelle — utilisé par ZenHost pour les envois ponctuels que vous programmez à la main depuis une réservation.

2. Le délai

Trois unités possibles : minutes, heures, jours. Et deux types : avant ou après le déclencheur.

Exemples :

• 1 jour avant Heure d'arrivée → envoi 24 h avant le check-in.
• 2 heures après Heure de départ → envoi peu après le check-out.
• 0 minute après Réservation créée → envoi immédiat à la création.

Tous les déclencheurs n'autorisent pas les deux directions ; ZenHost vous indique quelle direction est valide pour l'événement choisi.

3. Le ou les canaux

Trois canaux possibles : E-mail, SMS, Plateforme (Airbnb / Booking.com via la messagerie d'origine de la réservation). Vous pouvez en sélectionner plusieurs — ZenHost choisit le canal pertinent en fonction des informations disponibles sur le voyageur.

4. Conditions optionnelles

Vous pouvez exiger une (ou plusieurs) condition(s) sur l'état de la réservation au moment où l'envoi devrait se déclencher :

• Paiement de réservation réussi
• Échec du paiement de réservation
• Caution réussie
• Échec de la caution

Si la condition n'est pas remplie au moment du déclenchement, le message n'est pas envoyé (statut Conditions non remplies).

5. Les propriétés concernées

Vous pouvez restreindre la règle à certaines propriétés. Champ vide = la règle s'applique à toutes les propriétés de votre espace.

6. Le modèle à utiliser

Sélecteur Modèle de message : choisissez parmi vos modèles existants (voir la fiche précédente).

7. Activer / désactiver

Interrupteur Active : une règle inactive est conservée mais n'envoie rien. Pratique pour mettre en pause une automatisation sans la supprimer.

Modifier ou supprimer une règle

Depuis la liste, le menu d'actions de chaque règle propose Modifier et Supprimer. La suppression est définitive ; les envois déjà programmés issus de la règle peuvent être annulés depuis la section Messages programmés.

Messages programmés

Sous la liste des règles, ZenHost affiche les messages programmés : ce sont les instances concrètes de vos règles, calculées pour chaque réservation à venir. Statuts possibles :

• En attente — calculé, attend l'heure d'envoi.
• Envoyé — déjà parti.
• Échec — l'envoi n'a pas abouti (canal injoignable, etc.).
• Annulé — annulé manuellement avant envoi.
• Conditions non remplies — les conditions de la règle n'étaient pas réunies au moment de l'envoi.

Pour un message En attente, vous pouvez :

• Annuler — il ne partira pas.
• Modifier — convertir l'instance en envoi manuel ponctuel pour ajuster sujet, contenu, canal ou date avant qu'il ne parte. ZenHost vous prévient que cette modification s'applique uniquement à cette instance ; la règle reste inchangée.

Limites à connaître

À ce jour, certaines fonctionnalités sont prévues mais pas encore actives. Les déclencheurs et conditions liés aux contrats signés, aux formulaires d'arrivée des voyageurs, aux paiements en ligne ponctuels et aux checklists de ménage sont listés dans les libellés mais ne sont pas opérationnels. Si vous en avez besoin, signalez-le au support ZenHost.