Tâches

Les tâches vous servent à coordonner votre équipe sur les opérations terrain : ménage entre deux séjours, maintenance, check-in d'arrivée, inspection. Chaque tâche est attachée à une propriété (et optionnellement à une réservation), assignée à un membre ou à une équipe, avec un statut, une priorité et une date d'échéance.

Accéder aux tâches

Trois entrées possibles :

• Menu Tâches (au niveau espace) — la liste globale de toutes les tâches sur votre parc.
• Page d'une propriété → Tâches — la liste filtrée sur une fiche.
• Page d'une réservation → Tâches — les tâches liées à un séjour précis.

Ménages à venir

Dans le menu Tâches, l'onglet Ménages à venir (visible avec Lecture totale) liste les ménages planifiés automatiquement par le réglage Un ménage à chaque départ.

• Activation : seul le propriétaire principal du compte peut activer ou désactiver ce réglage, qui s'applique à tous vos logements. À l'activation, ZenHost planifie un ménage pour chaque réservation à venir et chaque séjour en cours ; un logement qui n'a pas pu être planifié reçoit dans la nuit ses ménages des 60 prochains jours, puis les suivants au fil des nuits.
• Horaire : le ménage commence à l'heure de départ de la réservation et doit être terminé pour l'arrivée suivante dans le logement (à défaut, l'heure d'arrivée par défaut du logement le jour du départ), dans le fuseau horaire du logement. Même jour signale une arrivée le jour du départ ; sinon, la ligne indique le nombre de jours avant l'arrivée suivante.
• Suivi de la réservation : tant qu'il est au statut Programmée, le ménage suit sa réservation. Un changement de dates ou d'heures le déplace, une annulation l'annule et un rétablissement le fait revenir. Une réservation annulée après le départ du voyageur garde son ménage. Une réservation raccourcie après coup, à un départ déjà passé, annule son ménage encore à venir. Un ménage rouvert à la main n'est pas annulé une seconde fois pour la même annulation.
• Heure fixée à la main : si vous changez l'heure de début d'un ménage dans Toutes les tâches, elle est gardée tant que le départ reste le même jour, et la ligne l'indique. Si la date de départ change, le ménage reprend l'heure de départ. Une heure de fin fixée à la main suit le début et garde la même durée.
• Ce qui reste figé : un ménage planifié automatiquement ne se supprime pas (passez-le en Annulée) ; son type, son logement et sa réservation ne se modifient pas.
• Désactivation : plus aucun nouveau ménage n'est créé ; ceux déjà planifiés restent et suivent toujours leur réservation.

Les champs d'une tâche

À la création / modification (formulaire Créer une tâche) :

• Titre (obligatoire) — court et explicite.
• Description (optionnelle) — instructions détaillées.
• Statut : Brouillon, Programmée, En cours, Terminée, Annulée, En pause.
• Priorité : Basse, Moyenne, Haute.
• Type : Ménage, Maintenance, Check-in, Check-out, Inspection, Autre.
• Propriété (obligatoire).
• Réservation (optionnelle, pour rattacher la tâche à un séjour précis).
• Assigné à : un coéquipier ou une équipe entière.
• Dates : début programmé, fin programmée / échéance, durée estimée (HH:MM).
• Modèle de tâche (optionnel) — voir plus bas.

À la sauvegarde, la tâche apparaît dans la liste avec son badge de statut, sa priorité, son type et son assignation.

Filtrer la liste

La barre de filtres au-dessus du tableau propose :

• Statut (filtre multiple).
• Priorité.
• Type.
• Assigné à — un membre précis.
• Équipe assignée.
• Propriété (uniquement sur la liste globale).
• Réservation.
• Recherche texte — par titre ou description.

Permissions et visibilité

Le rôle de votre coéquipier détermine ce qu'il voit et peut faire :

• Lecture totale — il voit toutes les tâches de votre espace.
• Lecture assignée uniquement — il ne voit que les tâches qui lui sont assignées (ou à son équipe).
• Écriture totale — il peut créer, modifier et assigner toute tâche, y compris celles qu'on ne lui a pas confiées.
• Écriture assignée uniquement — il ne peut intervenir que sur ses propres tâches.
• Suppression — même logique (totale ou assignée uniquement), sauf pour les ménages planifiés par Un ménage à chaque départ, qui s'annulent mais ne se suppriment jamais.

L'assignation d'une tâche à quelqu'un d'autre n'est possible qu'avec Écriture totale.

Ces permissions se règlent depuis Membres → Gérer Rôles personnalisés, dans la catégorie Tâches.

Modèles de tâches

Pour les opérations récurrentes (un ménage standard, par exemple), vous pouvez créer un modèle de tâche depuis le menu Tâches → Modèles. Un modèle définit :

• Un titre par défaut, un type, une priorité, une durée estimée.
• Une checklist d'éléments à valider (cases à cocher, photos, vidéos), avec des items obligatoires ou optionnels.

Quand vous créez une tâche à partir d'un modèle, la checklist est copiée automatiquement et la personne en charge la coche au fur et à mesure de l'exécution. Le suivi affiche « X/N éléments obligatoires complétés ».

Checklists et pièces jointes

Sur la vue détail d'une tâche, la checklist (héritée du modèle ou créée manuellement) liste tous les items à valider. Pour chaque item :

• Case à cocher (validation simple).
• Pièces jointes : photos, vidéos ou documents — utiles pour les comptes-rendus de ménage ou de maintenance.

Les items marqués obligatoires servent au suivi. ZenHost affiche un avertissement si la checklist est incomplète, mais permet actuellement de passer la tâche en Terminée. Vérifiez les éléments et pièces jointes avant de clôturer.

Bonnes pratiques

• Utilisez les modèles pour vos opérations standardisées (ménage entre deux séjours) — gain de temps et qualité homogène.
• Limitez l'assignation à ce dont la personne a vraiment besoin : un partenaire de ménage doit être en mode Lecture/Écriture assignée uniquement pour ne pas voir les autres tâches de votre opération.
• Liez la tâche à la réservation quand c'est pertinent — vous retrouverez la tâche sur la page de la réservation, utile pour les briefings d'équipe.

Notifications de l'équipe

Les tâches organisent le travail de votre équipe ; les automatisations de messages concernent les voyageurs. Pour prévenir des membres ou des contacts externes quand une réservation est créée, annulée ou modifiée, ou autour de l'arrivée et du départ, utilisez les notifications d'équipe. Une affectation ou un statut ne prouve pas qu'une personne a lu la consigne.

Si la cloche de notifications est disponible dans votre espace, ouvrez-la pour consulter les alertes reçues, suivre leur lien éventuel et retirer celles déjà traitées. Consultez toujours la tâche pour connaître son état actuel.