Automatisations de messages

Une automatisation de messages (aussi appelée règle) lie un modèle à un événement de réservation pour envoyer le bon message au bon moment, sans intervention humaine. Vous configurez un déclencheur, un délai, un ou plusieurs canaux d'envoi, des conditions optionnelles, les propriétés concernées, les canaux de réservation concernés et le modèle.

Accéder à la page

Menu Automatisations → Automatisations de messages. La page propose deux modes d'affichage :

• Vue chronologique (par défaut) — vos règles sont regroupées en trois phases : Réservation (au moment de la création), Arrivée (autour du check-in), Départ (autour du check-out). Chaque carte montre le nom de la règle, le déclencheur, le délai, les canaux d'envoi, les canaux de réservation et le statut actif/inactif.
• Vue tableau — la même liste en format tabulaire, paginée.

Le sélecteur en haut permet de basculer d'une vue à l'autre.

Créer une règle

Bouton Créer une automatisation. Le formulaire vous demande :

1. Le déclencheur (événement)

Quatre déclencheurs disponibles :

• Réservation créée — au moment où une réservation est enregistrée dans ZenHost et correspond aux propriétés et canaux de réservation ciblés par la règle.
• Changement de statut de réservation — quand une réservation passe à un nouveau statut (annulée, confirmée).
• Heure d'arrivée — par rapport à l'heure d'arrivée du séjour.
• Heure de départ — par rapport à l'heure de départ.

2. Le délai

Trois unités possibles : minutes, heures, jours. Et deux types : avant ou après le déclencheur.

Exemples :

• 1 jour avant Heure d'arrivée → envoi 24 h avant le check-in.
• 2 heures après Heure de départ → envoi peu après le check-out.
• 0 minute après Réservation créée → envoi immédiat à la création.

Tous les déclencheurs n'autorisent pas les deux directions ; ZenHost vous indique quelle direction est valide pour l'événement choisi.

3. Le ou les canaux d'envoi

Trois canaux : E-mail, SMS, Plateforme (Airbnb, Booking.com ou Expedia, selon la connexion et le fil disponibles). Plusieurs canaux sélectionnés peuvent produire plusieurs envois : SMS + plateforme, ou SMS + e-mail. Pour une réservation de plateforme avec Plateforme sélectionné, l'e-mail est écarté ; le SMS reste indépendant. Vérifiez les coordonnées requises et les résultats de chaque envoi.

4. Conditions optionnelles

Vous pouvez exiger une (ou plusieurs) condition(s) sur l'état de la réservation au moment où l'envoi devrait se déclencher :

• Paiement de réservation réussi
• Échec du paiement de réservation
• Caution réussie
• Échec de la caution

Si la condition n'est pas remplie au moment du déclenchement, le message n'est pas envoyé (statut Conditions non remplies).

5. Les propriétés concernées

Vous pouvez restreindre la règle à certaines propriétés. Champ vide = la règle s'applique à toutes les propriétés de votre espace.

6. Les canaux de réservation concernés

Choisissez Tous les canaux de réservation pour couvrir toutes les origines, ou Canaux de réservation spécifiques pour limiter la règle à des origines comme Réservation directe manuelle, Site web direct, Airbnb ou Booking.com. Ce réglage décrit l'origine de la réservation, indépendamment des canaux d'envoi utilisés pour transmettre le message.

7. Le modèle à utiliser

Sélecteur Modèle de message : choisissez parmi vos modèles existants (voir la fiche précédente).

8. Activer / désactiver

Interrupteur Active : une règle inactive est conservée mais n'envoie rien. Pratique pour mettre en pause une automatisation sans la supprimer.

Modifier ou supprimer une règle

Depuis la liste, utilisez Modifier ou Supprimer. Supprimer une règle retire ses messages programmés liés, ainsi que leurs envois planifiés. La suppression peut être refusée pendant une livraison déjà commencée. Pour conserver la configuration, désactivez la règle.

Messages programmés

Sous la liste des règles, ZenHost affiche les messages programmés : ce sont les instances concrètes de vos règles, calculées pour chaque réservation à venir. Statuts possibles :

• En attente — calculé, attend l'heure d'envoi.
• Envoyé — déjà parti.
• Échec — l'envoi n'a pas abouti (canal injoignable, etc.).
• Annulé — annulé manuellement avant envoi.
• Conditions non remplies — les conditions de la règle n'étaient pas réunies au moment de l'envoi.

Pour un message En attente, vous pouvez :

• Annuler — il ne partira pas.
• Modifier — convertir l'instance en envoi manuel ponctuel pour ajuster sujet, contenu, canal ou date avant qu'il ne parte. ZenHost vous prévient que cette modification s'applique uniquement à cette instance ; la règle reste inchangée.

Limites à connaître

À ce jour, certaines fonctionnalités sont prévues mais pas encore actives. Les déclencheurs et conditions liés aux contrats signés, aux formulaires d'arrivée des voyageurs, aux paiements en ligne ponctuels et aux checklists de ménage sont listés dans les libellés mais ne sont pas opérationnels. Si vous en avez besoin, signalez-le au support ZenHost.

Portée, recalcul et envois ponctuels

Canal de réservation signifie l'origine du séjour ; canal d'envoi signifie le moyen de transmettre le message. Une liste de canaux de réservation spécifiques reste cette liste lorsque vous connectez un nouveau canal. Le choix Tous couvre aussi les nouveaux canaux.

Les changements de règle ou de séjour peuvent recalculer les envois futurs encore en attente. Ils ne rejouent pas systématiquement les événements passés. Pour certaines réservations créées tardivement ou dont les dates changent, un message lié à l'arrivée ou au départ dont l'échéance est déjà passée peut être rattrapé si le séjour n'est pas terminé. Contrôlez les messages programmés après une modification importante.

La programmation manuelle est un envoi ponctuel depuis une réservation, pas un cinquième déclencheur à sélectionner dans ce formulaire. Modifier une instance en attente la détache de sa règle : les modifications ultérieures de la règle ne pilotent plus cette instance.

Les photos des modèles sont résolues au moment de l'envoi et limitées aux canaux plateforme compatibles. Voir Modèles et Jeux de photos.