Inviter votre équipe

ZenHost est conçu pour le travail en équipe : conciergerie, partenaires de ménage, comptable, copropriétaire… Vous invitez les membres par e-mail — ou vous créez leur compte vous-même —, vous leur attribuez un rôle, et vous décidez à quelles propriétés ils ont accès.

Qui peut inviter

L'envoi d'invitations est ouvert au propriétaire principal de l'espace ainsi qu'à tout membre dont le rôle inclut la gestion des invitations. La modification ou la suppression d'une invitation en attente nécessite en plus la gestion des rôles. Si votre rôle ne vous le permet pas, le bouton Inviter des membres n'apparaît pas — demandez au propriétaire principal de vous accorder ces permissions, ou de lancer l'invitation à votre place.

Inviter un ou plusieurs membres

Depuis Membres dans le menu de gauche :

1. Cliquez sur Inviter des membres.
2. Pour chaque personne, renseignez son e-mail et son rôle. Le rôle par défaut est Membre.
3. Vous pouvez ajouter jusqu'à cinq invitations par envoi. Le bouton Ajouter un membre ajoute une ligne supplémentaire.
4. Cliquez sur Envoyer les invitations.

Une notification confirme « Invitations envoyées avec succès » ou affiche « Erreur lors de l'envoi des invitations » en cas d'échec — vérifiez les adresses e-mail et réessayez.

Créer le compte vous-même (sans invitation)

Vous n'êtes pas obligé de passer par l'invitation. Depuis la même page Membres, le bouton Ajouter un membre (à côté d'Inviter des membres) vous laisse créer le compte directement :

1. Renseignez l'e-mail de la personne et choisissez-lui un mot de passe (8 caractères minimum).
2. Sélectionnez son rôle et son accès aux propriétés, comme pour une invitation.
3. Cliquez sur Ajouter un membre.

Le compte est créé immédiatement et la personne apparaît dans Membres actuels — aucun e-mail à recevoir, aucun lien à cliquer. Il ne vous reste qu'à lui transmettre ses identifiants ; elle pourra changer son mot de passe ensuite depuis son compte personnel.

C'est souvent plus simple pour les femmes et hommes de ménage ou les intervenants terrain : pas besoin d'aller chercher l'e-mail d'invitation, de le retrouver dans les spams ni de se créer un compte seul sur téléphone. Vous préparez tout, vous donnez l'e-mail et le mot de passe, et la personne se connecte directement.

Si un compte ZenHost existe déjà avec cet e-mail, la personne est simplement ajoutée à votre espace et son mot de passe actuel n'est pas modifié. Si elle est déjà membre, ZenHost affiche « Cet utilisateur est déjà membre de cette équipe ».

Restreindre l'accès aux propriétés

Pour chaque invitation ou ajout direct, vous choisissez l'étendue de l'accès aux propriétés :

• Toutes les propriétés — la personne voit tout votre parc.
• Propriétés spécifiques — vous sélectionnez la liste des propriétés auxquelles elle aura accès. Utile pour un partenaire de ménage qui n'intervient que sur deux logements, ou un copropriétaire d'un seul bien.

Les rôles disponibles

ZenHost livre deux rôles par défaut :

• Propriétaire — accès complet à l'espace : facturation, paramètres, membres, rôles et invitations. C'est le rôle de la personne qui a créé l'espace ; vous pouvez aussi attribuer ce rôle à un autre membre.
• Membre — accès opérationnel selon les permissions configurées sur le rôle. C'est le rôle proposé par défaut quand vous invitez quelqu'un.

À côté de ces deux rôles, l'espace a un propriétaire principal unique : la personne qui a créé l'espace, ou à qui la propriété principale a été transférée. C'est elle qui peut créer des rôles personnalisés.

Personnaliser les rôles (propriétaire principal)

Si vous êtes propriétaire principal, vous pouvez créer vos propres rôles avec une matrice de permissions sur mesure depuis Membres → Gérer Rôles personnalisés. La page Rôles personnalisés vous laisse définir un rôle par catégorie : Propriétés, Voyageurs, Réservations, Messages, Modèles, Codes courts, Automatisations de messages, Restrictions, Prix, Intégrations, Méthodes de paiement, Paiements, Statistiques, Conciergerie, Tâches, Modèles de tâches, Site Internet, Extras, Administration. Chaque catégorie offre des niveaux d'accès — Lecture, Écriture, Suppression, Gestion — et certaines proposent des variantes « assigné uniquement » pour limiter à ce qui est attribué à la personne.

Modifier les permissions d'un rôle affecte tous les membres qui ont ce rôle. ZenHost vous prévient quand vous éditez un rôle déjà attribué.

Côté invité : que reçoit-il ?

La personne invitée reçoit un e-mail avec un lien d'invitation. En cliquant dessus, elle :

1. Crée son compte ZenHost (ou se connecte si elle en a déjà un).
2. Accepte l'invitation à rejoindre votre espace.
3. Arrive directement sur votre tableau de bord, avec son rôle et son périmètre de propriétés appliqués.

Suivre les invitations en attente

La page Membres affiche deux tableaux :

• Membres actuels — qui a rejoint, quel rôle, quel accès propriétés.
• Invitations en attente — qui n'a pas encore accepté, avec deux statuts : En attente ou Expirée.

Si votre rôle vous permet de gérer les rôles, vous pouvez renvoyer, modifier (rôle ou accès propriétés) ou supprimer une invitation en attente.

Bonnes pratiques

• Définissez vos rôles personnalisés avant d'inviter en masse — créer une demi-douzaine de rôles cohérents (« Conciergerie », « Ménage », « Comptable ») évite de réviser les permissions au cas par cas.
• Limitez l'accès aux propriétés — un partenaire de ménage qui n'intervient que sur deux logements n'a pas besoin de voir les autres. Utilisez Propriétés spécifiques.
• Créez le compte vous-même pour les intervenants terrain — pour une femme de ménage ou un agent d'accueil, Ajouter un membre avec un e-mail et un mot de passe évite les invitations jamais ouvertes.
• Surveillez les invitations expirées — relancez-les ou supprimez-les pour garder une vision propre de qui doit rejoindre l'équipe.