Property Manager — Facturation

Une fois vos propriétaires enregistrés et rattachés à des propriétés (voir la fiche précédente), vous configurez les règles de facturation qui définissent comment vous êtes payé par chaque propriétaire, puis vous émettez les factures.

Règles de facturation

Menu Property Manager → Règles de facturation. La page affiche un tableau récapitulatif par propriété : commission, frais de check-in, frais de ménage, frais de linge, frais d'extras, total estimé.

Bloc Informations conciergerie

Avant de créer des règles, configurez vos propres infos de conciergerie qui apparaîtront sur les factures émises aux propriétaires :

• Adresse de facturation — votre adresse pro.
• Taxes & TVA — vous pouvez ajouter plusieurs taxes (nom + pourcentage). Par exemple TVA 20 %, ou TVA réduite 10 % selon le régime applicable.
• Coordonnées bancaires — IBAN, BIC/SWIFT, titulaire du compte, nom de la banque, instructions de paiement libres.
• Afficher les coordonnées bancaires — interrupteur pour les inclure (ou non) sur les factures émises.

Configurer une règle par propriété

Pour chaque propriété rattachée à un propriétaire, le bouton Configurer ouvre le formulaire de règle. Vous renseignez :

Commission

• Pourcentage de commission — votre rétribution en % sur le chiffre d'affaires (par exemple 20 %).
• Types inclus dans le total commissionnable : nuits, ménage, taxe, taxe de séjour, frais, extras, linge, commission OTA, autre. Cochez ce qui entre dans la base de calcul.
• Appliquer aux réservations annulées — interrupteur. Si activé, vous prélevez votre commission même sur les réservations annulées (selon votre contrat avec le propriétaire).

Frais fixes

• Frais de check-in — montant fixe par réservation.
• Frais de ménage — montant fixe par réservation.
• Frais de linge — montant par lit et montant pour les serviettes, cumulables.
• Frais autres — montant fixe libre.
• Frais sur les extras — soit un montant fixe par extra vendu, soit un pourcentage du revenu d'extras.

Calendrier de facturation

• Mois d'arrivée — la facture du mois M comprend les réservations dont l'arrivée tombe en M.
• Mois de départ — la facture comprend les réservations dont le départ tombe en M.
• Prorata — uniquement pour la commission, répartie selon les nuitées du séjour dans chaque mois. Les autres postes (ménage, linge, check-in, autres, extras) utilisent arrivée ou départ.

Les calculs utilisent les règles courantes et les données du séjour. Ne supposez pas qu'un changement ne concerne que les nouvelles réservations : une facture consultée ou recalculée peut reprendre ces règles avec la sélection sauvegardée. Conservez les documents émis et contrôlez les périodes concernées avant de modifier.

Émettre des factures

Menu Property Manager → Factures. La page liste toutes les factures émises ou à émettre, par propriétaire, avec un statut Non payée ou Payée.

Générer une facture

Pour le mois courant ou un mois précédent :

1. Sélectionnez le propriétaire et la période.
2. ZenHost agrège les réservations pertinentes selon les règles de facturation configurées.
3. Vous voyez un aperçu de la facture avec :
   • Récapitulatif des règles de facturation appliquées (% de commission, types inclus).
   • Lignes par réservation (propriété, dates, montant détaillé).
   • Lignes de frais personnalisés (vous pouvez en ajouter manuellement avec libellé + montant, par exemple « Intervention plombier juin »).
   • Sous-total HT, TVA par taux, Total TTC.
   • Net à payer.
4. Vous pouvez éditer le numéro de facture (max 30 caractères) si vous suivez votre propre numérotation.
5. Validez pour générer la facture définitive.

Par défaut, la page charge les données du mois précédent pour faciliter votre clôture mensuelle.

Marquer une facture comme payée

Quand le propriétaire vous a payé :

1. Action Marquer comme payée sur la ligne.
2. Renseignez la méthode de paiement : espèces, virement bancaire, chèque, carte, PayPal, autre.
3. Saisissez la date du paiement.
4. Validez.

La facture passe au statut Payée et reste consultable dans l'historique du propriétaire.

Permissions

L'accès aux règles de facturation et aux factures Property Manager nécessite la permission de lecture sur la catégorie Conciergerie. L'écriture (configuration des règles, génération des factures, marquer comme payée) nécessite la permission d'écriture correspondante.

C'est typiquement un module qu'on n'ouvre qu'à un cercle restreint — la personne qui clôture la compta mensuelle de la conciergerie.

Exemple de base de commission

Avec Nuitées seul sélectionné, une base de nuitées de 1 000 € et une commission de 20 % donnent 200 € avant vos taxes et autres frais. Un ménage non sélectionné n'entre pas dans cette base. Pour un séjour de dix nuits dont six dans le mois, le prorata de cette commission est 120 €.

Le choix des types inclus définit la base ; il ne s'agit pas d'un preset Brut/Net. Vérifiez l'aperçu pour les commissions plateforme, taxes incluses et autres lignes propres à votre séjour. Marquer une facture Payée enregistre votre suivi : cela ne déclenche pas de débit bancaire ni de synchronisation de votre commission avec Airbnb ou Booking.com.